Business Skill 중 업무 목적 파악과 계획 수립 방법에 대하여 정리한다.
업무 목적을 파악하는 방법
1. 명확한 업무 처리의 핵심은 업무의 목적과 흐름 파악.
2. 업무 목적 파악
– 업무 수행을 위한 이유와 방향 제공.
– 업무 목적에 일치하는 요소 수행 시 목적에 맞는 방향으로 업무 진행 가능.
– 업무 진행 시 요구한 목적 파악 우선, 이후 목적에 부합하는 세부 항목 선택(정보 선택 및 판단, 확인 – 자료 정리).
– 목적 파악 없이 진행할 경우 의도와 다른 결과물 혹은 인지한 범위에서만 도출된 결과물과 같은 비효율이 발생.
3. 업무 흐름 파악
– 나의 개별 업무뿐만 아니라 전체적인 그림을 파악하는 습관 필요.
– 업무 관의 연결 관계 파악 시 업무 효율 증가(직접적으로 연관되어 있는 업무부터 파악).
– 흐름 파악을 하지 않고 진행 시 업무 진행이 막연해지거나 결과물의 효용 가치가 떨어지는 문제 발생.
4. 기타 주의 사항
– 정해진 템플릿(양식) 통일 : 자료의 구성 형태 / 사용하는 용어 통일.
– 고객의 니즈를 파악한 업무 진행 중요.
– 나의 니즈를 명확히 표현하는 것 또한 중요.
– 필요한 사항은 한 번에 진행하고, 일정을 유연하게 조정.
– 업무 간의 중첩을 고려하여 서로의 R&R 정리
업무 계획을 수립하는 방법
1. 미루지 않게 목표를 잘게 나누어서 설정하고, 약속된 기한 안에 목표물 산출하도록 하는 것이 중요.
2. 계획의 기본 구성 요소
– 항목
– 일정 / 기한
– 목표 / 산출물
– 추가적으로 책임자 + 비용 / 방법
– ex) 무엇을(항목) 언제까지(일정) 어느 정도 하겠다(목표).
3. 연간 계획
– 전사적 차원(사업 계획), 개인적 차원(KPI 수립).
– 연간 계획 수립 양식 : BSC(Balanced Score Card) / OKR(Objective & Key Results)
– BSC(Balanced Score Card) : 항목(업무 항목), KPI(목표를 측정할 측정 방식), 목표 수치(산출물의 목표 수치), 일정(연간, 분기, 특정 월 등), 가중치(업무에 투입될 가중치)
4. 개별 업무 계획
– 항목, 일정/기한, 목표/산출물을 모든 단위의 업무 계획에 명확히 기입 필요.
5. 업무 계획 작성
– 표 형식보다는 직관적으로 보여줄 수 있는 Tool 사용이 좋음.
– Gantt Chart : 전체 일정 파악을 쉽게 만들어주는 Tool(업무 시작 점과 끝 점을 화살표 or 색깔 칸으로 표시. 각 업무들의 개시와 종료가 한눈에 파악되어 상시 체크 가능, 업무 간의 인과관계가 명확하게 보이지 않는 단점)
– 무엇을 할 것 인가를 정하고, 어떻게 할 것 인가를 정하는 것이 순서에 맞음.
– MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive) : 사안을 빠짐없이 분석하기 위한 Tool. 항목을 세분화할 때 용이. 업무 세분화 및 하위 업무 중복, 누락 확인.
– 계획 수립보다는 관리가 중요하며, 계획의 공유가 중요.
– Issue Tree : 하나의 메인 이슈에서 시작하여, 하위 레벨로 이슈를 분해해 나가는 문제 세분화의 도구. 변경 사항이 본래 계획에 어떠한 영향을 미치는지 지속적인 체크 필요.
– 자이가르닉 효과(Zeigarnik Effect) : 완성하지 못한 일을 마음속에서 쉽게 지우지 못하는 심리 현상.