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월요일, 5월 27, 2024
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[Business Skill] 업무 필요 정보 탐색과 수집, 체계적인 문서 작성

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Business Skill 중 업무 필요 정보 탐색과 수집, 체계적인 문서 작성에 대하여 알아본다.

업무 필요 정보 탐색, 수집 방법

1. 업무 수행에 있어 자료의 수집과 분석이 중요.

2. 자료의 수집
 – 선택의 역설(Paradox of Choice) : 선택지의 증가가 객관적으로 더 나은 결과를 얻도록 돕기도 하지만, 동시에 더 큰 불안과 우유부단함, 결정 불능, 불만의 상태에 이르게 하기도 함.
 – 자료의 역할은 문제 해결을 위한 수단으로 문제 해결의 단초와 주장 내용을 뒷받침하는 역할.
자료의 절대적인 양은 중요하지 않으며, 필요한 정보만 선별하여 수집하는 것이 중요(이를 위한 문제와 가설의 명확한 설정 필요).
 – 자료의 종류, 범위, 조사 방법 등 수집 계획 설정 필요.
 – 자료 수집 난이도와 예상 활용도를 고려하여 조사.
 – 인터넷 블로그 글이나 지식 검색 자료 활용 시 참고하되, 자료 출처로는 사용하지 말 것, 인용 자료를 다시 찾아 검증 과정 필요(다른 자료들도 크로스 체크 필요).

3. 자료, 정보, 지식
 – 자료 : 가공되지 않은 사실들.
 – 정보 : 자료의 분류, 계산 등의 가공을 통해 의미 부여.
 – 지식 : 정보를 통해 얻은 이해, Insight 등이 더해져 보편성을 가짐.

4. 자료 분석
 – 의미가 없는 중립적인 자료에 의미를 부여하여 정보화하는 것.
 – 기술적 분석(주어진 Data를 요약 및 집계하여 결과 도출.  단순 집계의 결과로 자료의 해석이 거의 들어있지 않음).
 – 추론 분석(수집된 Data들을 추론, 분석을 통해 일반화).
 – 탐구적 분석(다양한 통계 기법을 아는 것보다 Data를 다각도로 보는 것이 중요).
 – 인과 분석(A/B test – A형태, B형태로 각각 테스트를 실시하여, 어떤 변수 간의 인과관계가 있는 지를 밝히는 방법).
 – 인과 관계가 있으면 상관관계가 있지만, 상관관계가 있으면 인과 관계는 없을 수도 있다.

체계적인 문서를 작성하는 기술

1. 문서 작성이란, 업무 지시에 대한 나의 생각을 작성하는 것으로 상사를 설득하는 과정.

2. 기존의 Telling 방식보다는 Selling 방식이 선호됨.
 – Telling(나의 관점 – 깔끔하게 잘 정리된 문서인가) -> Selling(고객의 관점 – 설득 가능한가)
 – 상황, 목적에 따라 스토리 라인이 달라지고, 스토리 라인을 구성하는 것이 중요함.

3. Informative(정보 전달 목적) 문서
 – Why(목적, 취지 / 요구 사항 / 진행 배경 / 문제 상황) : 제목, 목적/배경
 – What(접근 전략 / 실행 개요 / 추진, 실행, 개선 방향 / 상황 분석 개요) : 문서의 성격에 따라 항목 가감 혹은 용어 변경 후 작성
 – How(세부 실행 계획 및 내역, 결과 / 대안 및 장단점, 검토 의견, 개선 효과, 주요 시사점) : 핵심 내용 위주 작성
 – Appendix(대상 인원 / 세부 예상 경비 / 향후 일정 / 역할, 책임 / 세부 프로그램 및 프로세스, 데이터 분석 결과)

4. Persuasive(설득 목적) 문서
 – 이슈 : 이슈 인식.
 – 파급 효과 : 파급 효과를 정량화
 – 필요 : 이슈로 인해 촉발된 필요 정의
 – 해법 : 필요를 충족시킬 수 있는 해법 제시
 – 비용/이익 : 해결책이 가져올 수 있는 가치 정량화
 – 차별화 : 경쟁적 우위
 – 신뢰 획득 : 주장에 대한 신뢰 획득

5. 문서 작성 방안
 – 두괄식 작성이 권장됨.
 – 슬라이드 한 장에는 하나의 메시지만 작성.
 – 제목 : 거버닝 메시지(Governing Message) – 자료에서 제시하고자 하는 주장, 결론, 요점. 담백하고 직관적으로 2줄 이내 작성. 3개 이상의 단문은 한 번에 이해하기 힘들어서 권장되지 않음.
 – 본문 : 거버닝 메시지 근거, 문자, 차트, 그래프 등
 – 통일된 문법으로 일관성 유지
 – 공간 활용하여 효과적으로 배치
 – 심플한 도형 활용 가독성 높이기

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